Harmonogram i metody konsultacji

„Konsultacje dokumentów planistycznych w podlaskich gminach”

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

 

Konsultacje w Łomży będą trwały od 31 maja 2017 r. - 31 października 2017 r. zgodnie z Zarządzeniem Nr 208 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 31 maja  2017 r. w sprawie przygotowania dokumentu planistycznego Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego miasta Łomża dla terenów południowo – wschodniej części miasta   (http://www.lomza.pl/bip/zalaczniki/prawo/170601103809.pdf).

Terminy konsultacji

  • metoda analizy filmowej: 31.05.2017 r. - 31.08.2017 r.
  • metoda analizy fotograficznej: 31.05.2017 r. - 31.08.2017 r.
  • narzędzie mapy interaktywne : 31.05.2017 r. - 31.08.2017 r.
  • technika międzywydziałowy zespół roboczy: 2 - 3.06.2017 r.
  • warsztat przyszłości z elementami Future City Game: 9,16.09.017 r.
  • metoda dni otwartych wraz z punktem konsultacyjnym (happening): 26.08.2017 r.
  • technika warsztat konsultacyjny z użyciem map: 4.10.2017 r.

 

Metody konsultacji:

  1. Metoda analizy filmowej - będzie polegała na zastosowaniu profesjonalnego materiału filmowego do dokumentacji i analizy warunków fizycznych oraz samego procesu. Zostanie przygotowany film o charakterze reportażu zawierającego obrazy konsultowanej przestrzeni i wywiady z wybranymi ekspertami i użytkownikami przestrzeni. Film zostanie zaprezentowany uczestnikom konsultacji przed spotkaniami i rozpoczęciem dyskusji. Film zostanie wykorzystany do opracowania innych materiałów informacyjnych dla uczestników konsultacji. Reportaż skłoni uczestników do uwiecznienia obszaru, na którym żyją i dyskusji nad rodzajem krajobrazu jaki preferują oraz wpłynie na zwiększenie kreatywności w kwestii możliwości umieszczania poszczególnych, nowych elementów w danej przestrzeni oraz zwiększenie wrażliwości na otaczający krajobraz. Dla urzędu jako organizatora konsultacji film pozwoli na lepsze zrozumienie poszczególnych, zgłaszanych opinii. Materiał filmowy będzie wykorzystany na potrzeby realizacji dalszych technik konsultacji, będzie prezentowany uczestnikom przed rozpoczęciem dyskusji i zebraniem opinii.

 

  1. Metoda analizy fotograficznej - będzie polegała na zastosowaniu profesjonalnej fotografii do dokumentacji i analizy warunków fizycznych oraz samego procesu. Ze względu na objęcie konsultacjami dużego obszaru (63 ha) zdjęcia zostaną wykonane za pomocą sprzętu typu dron z wysokości. Fotografie w postaci prezentacji zdjęć w formie elektronicznej w dużym rozmiarze zostaną zaprezentowane uczestnikom konsultacji na otwartych spotkaniach i przed rozpoczęciem warsztatów. Zdjęcia będą dokumentacją świadczącą o zaletach i wadach obszaru architektonicznego objętego konsultacjami, w tym terenach zurbanizowanych i krajobrazie chronionym, cennych obiektach i pomnikach przyrody. Będą też wykorzystane do opracowania materiałów informacyjnych dla uczestników konsultacji. Fotografia skłoni uczestników do uwiecznienia obszaru, na którym żyją i dyskusji nad rodzajem krajobrazu jaki preferują. Dokumentacja pozwoli także na zwiększenie kreatywności w kwestii możliwości umieszczania poszczególnych, nowych elementów w danej przestrzeni oraz zwiększenie wrażliwości na otaczający krajobraz. Dla urzędu gminy jako organizatora konsultacji fotografia pozwoli na lepsze zrozumienie poszczególnych, zgłaszanych opinii. Zostanie sporządzona dokumentacja zawierająca spis fotografii dotyczących terenu objętego konsultacjami wraz ze wskazaniem poszczególnych lokalizacji w ramach studium. Dokumentacja zdjęciowa będzie wykorzystana na potrzeby realizacji dalszych technik konsultacji, będzie prezentowana uczestnikom przed przeprowadzeniem dyskusji i zbierania opinii.

 

  1. Mapy interaktywne - realizacja techniki (jednocześnie internetowej i interaktywnej) będzie polegała na wykorzystaniu dedykowanego narzędzia informatycznego stanowiącego rozszerzenie systemu GIS Podlaskie. Za pomocą tego narzędzia prezentowany będzie projekt konsultowanego dokumentu (w postaci specjalnych map) oraz informacje dotyczące procesu konsultacji. Narzędzie umożliwi również uczestnikom konsultacji zadawanie pytań oraz przekazywanie opinii i wniosków do urzędu gminy. Komunikat o konsultacjach zostanie dostosowany do wszystkich potencjalnych uczestników i rozesłany za pomocą wszystkich możliwych kanałów przekazu. Mapa interaktywna będzie techniką przydatną dla osób, które z różnych powodów nie mogą wziąć udziału w spotkaniach bezpośrednich np. dla osób niepełnosprawnych ruchowo, starszych, rodziców małych dzieci. Konsultacje z wykorzystaniem mapy interaktywnej pozwolą w sposób prosty uporządkować dyskusję i stworzyć przejrzystą wizualizację miejsc w przestrzeni, które skupiają problemy bądź domagają się w oczach lokalnej społeczności określonych zmian. System będzie wyposażony w archiwum zbierania poszczególnych uwag. Na tej podstawie użytkownicy, w tym urząd będą uzyskiwali aktualne informacje i statystyki dotyczące konsultacji co pozwoli na bieżące pozyskiwanie informacji od uczestników procesu konsultacji i wykorzystanie ich do ewaluacji. W urzędzie gminy zostanie przeszkolona osoba, która odpowiedzialna będzie przez cały okres realizacji działania za obsługę narzędzia i bieżące zbieranie opinii. Po zakończeniu konsultacji zostanie sporządzony protokół uwag.

 

  1. Technika międzywydziałowy zespół roboczy - w pierwszym etapie techniki zostanie dokonana analiza wszystkich wydziałów urzędu miasta, pod kątem wyboru ekspertów z różnych dziedzin/obszarów tematycznych związanych z rozwojem społeczno-gospodarczym miasta. Podczas analizy zostaną wzięte pod uwagę następujące czynniki: Kim są kluczowi eksperci w konsultacjach? Co mają do zaoferowania pojedynczy eksperci? Którzy specjaliści w określonych tematach powinni być zaangażowani w proces konsultacji społecznych, tak aby wnieśli potrzebne informacje, opinie i uwagi dotyczące problemu? Wybrani przedstawiciele otrzymają zaproszenie do zespołu roboczego wraz z agendą zawierającą cele konsultacji oraz główne kierunki zmian w konsultowanym dokumencie. Przygotują oni informacje na temat rozwiązań z perspektywy określonej specjalizacji. Po zebraniu pełnej grupy (20 osób), przesłane zostaną zgromadzone materiały, analiza filmowa oraz zebrane wstępnie uwagi. Następnie zostanie wyznaczony termin warsztatów z ekspertami. Warsztaty będą zorganizowane w dni wolne od pracy, poza urzędem (w miejscu wynajętym przez
  2. organizatora) i potrwają dwa dni robocze. Warsztaty poprowadzą eksperci/moderatorzy. Rezultatem warsztatu będzie wypracowanie diagnozy oraz rekomendowanych rozwiązań. Po zakończeniu warsztatu prowadzona będzie ewaluacja. Wyniki ewaluacji zostaną opracowane w formie raportu.

 

  1. Technika warsztat przyszłości (z elementami Future City Game) - technika będzie polegała na realizacji czterech głównych etapów podczas 2 dni wolnych od pracy. Podczas Etapu I zostanie przygotowana analiza eksperta na temat niestandardowych rozwiązań możliwych do zastosowania w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego. W II Etapie zgromadzeni uczestnicy po obejrzeniu prezentacji dotyczącej analizy eksperta na temat niestandardowych rozwiązań udadzą się na spacer badawczy -  tzw. wizję lokalną aby skonfrontować pomysły z rzeczywistością. W wizji lokalnej wezmą udział urbaniści i architekci oraz przedstawiciele urzędu. W III etapie uczestnicy warsztatów zostaną podzieleni na zespoły robocze. Zespoły będą  prowadzone przez 2 moderatorów/animatorów. Materiały będą drukowane na bieżąco i rozdawane uczestnikom warsztatów. Zespoły będą budować wizje zagospodarowania przestrzeni wchodząc w rolę poszczególnych grup społecznych, tj. władz gminy, radnych, młodzieży, seniorów, rodzin z dziećmi, osób niepełnosprawnych, rowerzystów, pieszych, kierowców, rodzin ze zwierzętami, turystów, itp. Zespoły stworzą około 10 pomysłów uwzględniających różne wymiary rozwoju miasta: gospodarczy, społeczny, kulturalny, przyrodniczy/ ekologiczny. Każdy z zespołów zaprezentuje swój pomysł pozostałym grupom. Po prezentacji wyników warsztatu uczestnicy wybiorą w głosowaniu 5 najlepszych pomysłów.  Następnie ruszą w miasto aby przeprowadzić sondaż wśród mieszkańców. Zbiorą oni głosy i opinie mieszkańców i spiszą je w postaci protokołu. W IV etapie odbędzie się spotkanie, na którym zorganizowana zostanie otwarta prezentacja pomysłów wypracowanych przez zespoły robocze oraz głosowanie publiczności. Na prezentację zostaną zaproszeni radni i mieszkańcy. Uczestnicy spotkania po obejrzeniu prezentacji zagłosują na jeden pomysł, który zostanie rekomendowany dla władz miasta jako najbardziej efektywne rozwiązanie. Język podczas warsztatu będzie zbliżony dla wszystkich odbiorców. Przestrzeń dyskusji zostanie dostosowana do osób o szczególnych potrzebach, w tym osób niepełnosprawnych. Po zakończeniu konsultacji zostanie sporządzony protokół z wyszczególnieniem wszystkich wniesionych pomysłów i opinii oraz rekomendowanym rozwiązaniem.

 

  1. Metoda dni otwartych wraz z punktem konsultacyjnym (happening) - działania w ramach tej metody polegać będą na organizacji spotkania o charakterze happeningu.  Podczas spotkania odbywać się będą specjalnie przygotowane, dotyczące tematu konsultacji pokazy, gra i konkurs dla dzieci i młodzieży, specjalistyczne panele dyskusyjne dla dorosłych, podczas których zbierane będą opinie, uwagi, propozycje w konsultacjach za pomocą ankiet. Animacje podczas spotkania będą prowadzone przez profesjonalnego moderatora według określonego scenariusza. Scenariusz spotkania zostanie przemyślany i oparty o lokalny potencjał, tak aby zainteresować jak największą liczbę osób i stworzyć przyjazną atmosferę do prowadzenia dyskusji. W spotkaniu może wziąć udział nieograniczona liczba osób. Czas trwania  happeningu wynosi od 4-8 godzin. Spotkanie otwarte zostanie zorganizowane w dzień wolny od pracy lub w godzinach popołudniowych, w  miejscu dostępnym dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób niepełnosprawnych. Do tego celu zostanie wynajęty namiot z wyposażeniem i nagłośnieniem, oraz inny drobny sprzęt. Przygotowane zostaną specjalne materiały dla uczestników animacji w postaci wielkoformatowej planszy do gry i inne drobne materiały animacyjne, dotyczące tematu konsultacji. Podczas spotkania zbierane będą uwagi, opinie od uczestników, które zostaną udokumentowane. Język podczas spotkania będzie zbliżony do wszystkich odbiorców. Podczas spotkania będzie prowadzona ankieta ewaluacyjna.  Z przeprowadzonego spotkania zostanie sporządzony protokół uwag.

 

  1. Technika warsztat konsultacyjny z użyciem map - do realizacji tej techniki wykorzystane zostaną mapy. Mapy będą drukowane podczas warsztatu na bieżąco, tj. wraz z nakładaniem na nie kolejnych pomysłów uczestników. Na mapach umieszczane będą pomysły zagospodarowania przestrzeni zebrane podczas otwartych spotkań i warsztatu partycypacyjnego.  Język komunikatu na mapach będzie zbliżony do wszystkich odbiorców. W pierwszej turze na wydrukowane mapy w toku, tzw. burzy mózgów wprowadzone zostaną propozycje. Następnie zostaną one zaprezentowane i poddane osądowi. Spośród nich wybrane zostaną najlepsze propozycje, które ponownie zostaną umieszczone na wydrukowane mapy. Warsztat odbędzie się w dzień wolny od pracy lub w godzinach popołudniowych, tak aby zadbać o zgromadzenie zróżnicowanych grup uczestników, w tym osób o szczególnych potrzebach, osób różnej płci, wieku, wykształceniu, zatrudnieniu - ok. 30 osób. Warsztat będzie prowadzony przez animatorów/moderatorów. Uczestnicy będą aranżować miejsca w przestrzeni. Na specjalnym formularzu przedstawią wnioski dotyczące każdej propozycji. Warsztat odbędzie się w sali/przestrzeni dostępnej także dla osób z niepełnosprawnością. Język podczas spotkania będzie zbliżony do wszystkich odbiorców. Po spotkaniu będzie przeprowadzona ankieta ewaluacyjna. Uczestnikom spotkania zostaną zapewnione materiały oraz przerwa kawowa. Po zakończeniu konsultacji zostanie sporządzony protokół uwag.

 

 

 

 

Powrót na początek strony